Wer kann schon 100-prozentig sicher sein, dass Kunden ihre Rechnungen immer bezahlen? Offene Forderungen verursachen nicht nur viel Ärger, sondern reißen auch oft bedrohliche Löcher in die Kasse.
Gegen säumige Schuldner kann ein professionelles Debitorenmanagement helfen. Damit erkennen Sie offene Posten und können entsprechend reagieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was Debitorenmanagement eigentlich ist und wie es funktioniert.
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• Buchhaltung
• Rechnungen und AGB
• Mahnungen und Inkasso
• Bonitätsprüfung
• Liquidität
• Risikomanagement
• Schutz vor Forderungsausfall
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Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, können vor allem kleinere Unternehmen ganz plötzlich in finanzielle Schieflage geraten. Im schlimmsten Fall können Zahlungsausfälle sogar zur Insolvenz führen. Ein professionelles Debitorenmanagement kann helfen, das eigene Unternehmen vor diesem Risiko zu bewahren. Worauf Sie dabei achten sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.
Debitorenmanagement – damit Sie Forderungen im Blick behalten
Die Arbeit als Unternehmer könnte so viel Spaß machen – wenn nur die ständigen Zahlungsverzüge und die lästige Rechnungsbuchhaltung nicht wären! Sie gehören auch zu denen, die sich nach mehr Freiraum für Ihre unternehmerischen Kernaufgaben sehnen? Dann setzen Sie auf ein geordnetes Debitorenmanagement in Ihrem Unternehmen. Aber was ist das eigentlich genau?
Unternehmen mit einem guten Debitorenmanagement reduzieren in der Regel ihre Forderungsausfälle und sind so besser gegen Engpässe gewappnet. So bleibt Ihr Unternehmen immer „flüssig“ – sprich: liquide.
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Bestandteile eines professionellen Debitorenmanagements
Auf den Punkt gebracht: Debitorenmanagement umfasst alle Zahlungsprozesse Ihres Unternehmens mit Ihren Schuldnern, den sogenannten Debitoren. Dazu gehören auch alle digitalen, telefonischen und schriftlichen Kontaktaufnahmen, mit denen Sie versuchen, Ihre Zahlungen zu sichern.
Um an dieser Stelle gleich Verwirrungen vorzubeugen: Weitere gängige Bezeichnungen für das Debitorenmanagement sind Risikomanagement, Kreditmanagement und Forderungsmanagement. Das Debitorenmanagement wird allerdings streng genommen weiter gefasst. Es beinhaltet auch sämtliche Aufgaben der Debitorenbuchhaltung und begleitet die Zahlungsprozesse, bevor überhaupt Forderungen entstehen.
Zu den wesentlichen Aufgaben des Debitorenmanagements sowie der Debitorenbuchhaltung gehören die
- Anlage und Pflege der Debitorenkonten
- Bonitätsprüfung des Kunden vor Auftragsannahme bzw. Lieferung
- zeitnahe Erstellung und Buchung von Rechnungen und Zahlungseingängen
- buchhalterische Behandlung von Reklamationen und Gutschriften
- laufende Überwachung von Fälligkeiten
- Überwachung von Kreditlimits
- Erstellung von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen im Rahmen des Mahnverfahrens
- Einleitung weiterer Maßnahmen bei Zahlungsausfällen, z.B. die Übergabe ins Inkasso
Zögern Sie nicht!
Wahrscheinlich kennen Sie einige Ihrer Kunden persönlich. Verständlich, dass es da unangenehm ist, diese auf offene Forderungen anzusprechen. Sie wollen nicht „pedantisch“ erscheinen oder „nerven“, also vertrauen Sie auf den guten Willen und die bisherige reibungslose Zusammenarbeit. Ein riskantes Verhalten, wenn sich so eine Situation bei mehreren Kunden über Wochen hinzieht. Das Polster auf dem eigenen Konto schwindet schneller dahin als man denkt. Warten Sie also nicht ab. Suchen Sie das offene Gespräch und werden Sie aktiv. Denn es geht um Ihr Geld!
Die Kunden-Bonität regelmäßig überprüfen
Als „Bonität“ bezeichnet man die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Ist mein Kunde „flüssig“ oder steckt er in finanziellen Schwierigkeiten? Sobald dazu entsprechende Informationen eingeholt werden, spricht man von einer Bonitätsprüfung. Eine wiederkehrende Bonitätsprüfung des Kunden schützt Ihr Unternehmen zwar nicht vor ungeplanten Zahlungsausfällen, kann aber eine bessere Transparenz schaffen. Durch eine Bonitätsprüfung erkennen Sie, ob das Risiko für einen Zahlungsausfall besteht. Gibt es Zweifel an der Bonität, können Sie das Risiko z.B. durch Vorauszahlungen abmildern. Ihnen fehlt die Zeit oder die notwendigen Daten, um die Bonität Ihrer Geschäftspartner zu prüfen? Wir helfen Ihnen dabei!
Muss man das Debitorenmanagement selber machen?
Beim Debitorenmanagement steckt der Teufel im Detail. Besonders die Überwachung der Debitoren und das Mahnwesen sind meist zeitaufwändig und verlangen einen kontinuierlichen scharfen Blick. Wenn Sie dafür keine Muße haben, können Sie diese Aufgaben auf spezialisierte externe Dienstleister übertragen.
Digitale Debitorenbuchhaltung – bye, bye Papierkram
Automatisierte, digitalisierte Prozesse können gerade auch in der Buchhaltung helfen, schneller und gezielter Aufgaben erledigen zu können. Mit einer guten Softwarelösung behalten Sie den Überblick über alle Zahlungsprozesse. Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen können automatisch und damit schneller versendet werden.
Fazit: Debitorenmanagement hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren
Auch wenn einzelne Rechnungsbeträge klein erscheinen mögen, so können sich offene Forderungen doch auf stattliche Beträge aufsummieren. Ein effektives Debitorenmanagement hilft Ihnen, Ihre Geldbewegungen immer im Blick zu behalten und Ihre Liquidität zu sichern.
Und: Debitorenmanagement gibt Ihnen als Unternehmer mehr Freiräume, aber auch mehr finanzielle Mittel, um sich auf Ihre Kunden zu fokussieren – und natürlich auch mehr Spaß als Unternehmer zu haben.
Hinweis: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Holen Sie sich bei Bedarf rechtlichen Rat.
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