Eine Rechnung schreiben – das klingt erstmal simpel. Doch es gibt dabei mehr zu beachten als man denkt. Sonst kann es sogar teuer werden!
Ob Stromanschluss, Handyvertrag oder Autokauf – jeder von uns bekommt in seinem Leben unzählige Rechnungen. Aber mal ehrlich: Meist schauen wir alle nur auf den Rechnungsbetrag, oder? Erst wenn man selbst als Unternehmer das Thema Rechnungsstellung angeht, bekommt die Frage „Was muss da eigentlich alles draufstehen?“ besondere Bedeutung. Welche Rechnungspflichtangaben gibt es und welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden?
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Ein Kunde bezahlt seine Rechnung nicht? Wenn auf Ihrer Rechnung Pflichtangaben fehlen, muss er das unter Umständen auch nicht. So ist tatsächlich die Rechtslage! Und: Wenn Rechnungen nicht rechtskonform sind, verweigern Finanzämter oft den sogenannten „Vorsteuerabzug“. Sprich: Ihre Kunden – und auch Sie selbst als Unternehmer – können dann keine steuerlichen Vorteile geltend machen. Gut möglich, dass Kunden Ihnen das übelnehmen und Ihnen nie wieder einen Auftrag geben. Falsche Rechnungen können also schnell geschäftsschädigend für Sie sein. Von dem erhöhten Aufwand, um den Fehler zu korrigieren, ganz zu schweigen.

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Rechnungen müssen vor allem eines sein: korrekt. Damit ist natürlich nicht nur die Höhe des Rechnungsbetrages gemeint. Diese Angaben dürfen auf keiner Rechnung fehlen:

1.    Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
2.    Name und Anschrift Ihres Unternehmens
3.    Ihre Finanzamts-Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4.    Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
5.    Fortlaufende Rechnungsnummer
6.    Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang der Dienstleistung
7.    monatsgenaues Liefer- oder Leistungsdatum
8.    nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
9.    im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
10.    anzuwendender Steuersatz und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
11.    ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, eine erfolgte „Gutschrift“ und Steuerschuld des Leistungsempfängers

Diese Rechnungspflichtangaben sind bei Ihnen Standard, wenn Sie Rechnungen schreiben? Perfekt, dann haben Sie nichts zu befürchten! Fehlt hingegen eine dieser Angaben ist die Rechnung nicht rechtskonform und es könnte Ärger mit Ihren Kunden oder dem Finanzamt drohen.  

Zunächst einmal gilt: keine Panik! Alles lässt sich im Nachgang noch korrigieren. Bei kleinen Schreibfehlern müssen Sie nichts tun, außer das nächste Mal noch gründlicher Korrektur zu lesen. Wenn jedoch eine der Rechnungspflichtangaben nicht korrekt war oder sogar vergessen wurde, müssen Sie sofort tätig werden.

Wichtig ist, dass Sie zunächst den Kunden schnellstmöglich, ehrlich und transparent über den Fehler informieren. Sie werden sehen: Die meisten haben Verständnis. Danach sollten Sie sich um die Korrektur der Rechnung kümmern – und zwar in diesen beiden Varianten:

1. Die Rechnung wurde noch nicht in der Buchhaltung verbucht und auch noch nicht bezahlt?
Prima, dann es ist besonders einfach: Schicken Sie dem Kunden eine neue, korrigierte Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer. Das war es schon. Sogar eine handschriftliche Korrektur mit Ihrer Unterschrift zur Beglaubigung auf der Originalrechnung würde ausreichen. Eine Kopie von der korrigierten Rechnung für Ihre Unterlagen nicht vergessen!

2. Die Rechnung wurde bereits verbucht?
Auch kein Problem. Die Rechnung kann dann nur nicht mehr nachträglich geändert werden, sondern muss storniert werden – und zwar so: Sie schreiben und versenden eine „Rechnungskorrektur“ mit negativem Rechnungsbetrag. Damit wird die alte Rechnung ungültig. Und: Schreiben Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das Datum der Originalrechnung auf die Rechnungskorrektur, damit diese der Originalrechnung eindeutig zugewiesen werden kann. Dann einfach eine neue Rechnung – wichtig: mit neuer Rechnungsnummer – schreiben und versenden und im Betreff die alte Rechnungsnummer angeben. Schon ist die Zuordnung gesichert und alles hat wieder seine Richtigkeit.

Noch eine Idee: Vielleicht „entschuldigen“ Sie sich bei Ihrem Kunden mit einem Rabatt oder Skonto auf der nächsten – natürlich korrekten – Rechnung?

Eine Rechnung kann man nicht irgendwann nach Lust und Laune schreiben. Spätestens sechs Monate nachdem Sie eine Leistung vollständig erbracht haben, müssen Sie diese dem Kunden in Rechnung stellen. Am besten erfolgt die Rechnungslegung ca. ein bis zwei Wochen nach Abschluss des Projekts. Dieser Zeitraum wird von den meisten Kunden als üblich empfunden. Grundsätzlich gilt: Egal, ob Sie die Rechnung postalisch oder digital versendet haben – 10 Jahre aufbewahren! Für den Fall, dass das Finanzamt anklopft.
Wie Sie Ihre Rechnungen schreiben, ist selbstverständlich Ihnen überlassen. Hauptsache, sie sind rechtskonform und enthalten alle Pflichtangaben. Vorlagen in Word oder Excel haben den Vorteil, dass sie individuell anpassbar sind. Viele Rechnungssoftwares bieten hingegen schnelle, unkomplizierte Lösungen und vor allem: Rechtssicherheit. Haben Sie schon mal etwas von „GoBD“ gehört? Falls nicht: Diese Abkürzung beschreibt die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Schwere juristische Kost. Alles, was Sie wissen müssen: Wenn Sie sich für eine Rechnungssoftware entscheiden, achten Sie auf den Zusatz „GoBD-konform“ – dann sind Sie mit ihr rechtlich gesehen auf der sicheren Seite.
Sehen Sie Ihre Rechnungen nicht nur als reine Zahlungsaufforderungen. Mit Standard-Floskeln wie „Für die von uns geleisteten Arbeiten erlauben wir uns, folgende Leistung/en in Rechnung zu stellen …” werden Sie sicher nicht in besonderer, positiver Erinnerung bei Ihren Kunden bleiben. Wie wäre es damit: „Vielen Dank, dass Sie sich für uns entschieden haben. Das Projekt hat uns großen Spaß gemacht und wir berechnen Ihnen hierfür ...“. Versuchen Sie es doch einfach mal. Aber vergessen Sie vor lauter Charmeoffensiven nicht die Rechnungspflichtangaben!
Hinweis: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Holen Sie sich bei Bedarf rechtlichen Rat.
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