Kunde zahlt Rechnung nicht: Wie sich Unternehmen schützen können

Kennen Sie das auch? Ein Auftrag wird von Ihnen vollständig abgearbeitet, die Abrechnung erfolgt – und im Anschluss zahlt der Kunde die Rechnung nicht. Nahezu jedes Unternehmen ist früher oder später irgendwann mit diesem Problem konfrontiert. Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann auch durchaus negative Folgen für den laufenden Betrieb eines Unternehmens haben. Gerade bei größeren oder mehreren ausbleibenden Zahlungen können schnell Liquiditätsengpässe entstehen – bis hin zur Existenzgefährdung. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Möglichkeiten vor, wie Sie sich gegen Zahlungsausfälle schützen bzw. die finanziellen Folgen abmildern können.

Das Wichtigste vorab:

• Öffentlich zugängliche Informationen reichen meist nicht aus, um sich ein umfassendes Bild über die Zahlungsfähigkeit von Geschäftspartnern zu machen.
• Gegen unbezahlte Rechnungen können sich Unternehmen präventiv mit Bonitätsprüfungen und Warenkreditversicherungen schützen.
• Ist eine Rechnung unbezahlt, ist vor allem eine gute Kommunikation, das Hinterfragen der eigenen Prozesse sowie ein konsequentes Mahnverfahren entscheidend.

Es ist leider eine Tatsache: Die Zahlungsmoral in Deutschland sinkt. Ein Zahlungsverzug von 10 Tagen und mehr ist mittlerweile keine Seltenheit, sondern eher die Regel. Sicher arbeiten auch Sie mit den meisten ihrer langjährigen Vertragspartner vertrauensvoll zusammen und Zahlungen werden in der Regel pünktlich geleistet. Aber wie ist es zum Beispiel um die Bonität von potenziellen und neuen Kunden bestellt? Einen ersten schnellen Überblick über deren Zahlungsfähigkeit hat sich vielleicht Ihr Vertrieb verschafft, indem er aktuelle Meldungen über das Unternehmen im Netz überprüft hat. Oft fehlen aber die nötigen Ressourcen, um eine eingehendere Prüfung vorzunehmen. Oder es sind gar nicht erst genügend Informationen öffentlich verfügbar. Mit professionell durchgeführten Bonitätschecks externer Anbieter können Sie sich jedoch bereits vor Geschäftsbeginn gegen das Risiko wappnen, mit Auftraggebern zusammenzuarbeiten, die sich gerade in finanziellen Schieflagen befinden. Ein entsprechendes Informationstool ist zum Beispiel Bonicheck von Allianz Trade.

• Sie können abgesicherte Geschäfte machen, weil die Bonität Ihrer Geschäftspartner detailliert untersucht wurde.
• Sie treffen Ihre Entscheidung auf einer maximal breiten Informationsbasis, da zum Beispiel bei der Bonitätsprüfung von Allianz Trade auf einen großen Datenpool und ein umfassendes Informationsnetzwerk zugegriffen wird.
• Sie steigern die Effektivität bei Ihrer Neukundenakquise und auch bei der Lieferantenauswahl.
• Sie sichern sich Vertrauenskapital bei Ihrer Bank bzw. Ihren Finanzierungsinstituten.

Fazit: Professionelle Bonitätsprüfungen sind ein überaus effektives Instrument, um das finanzielle Ausfallrisiko bei bestehenden und künftigen Geschäftsbeziehungen bereits im Voraus zu minimieren.

Auch eine Warenkreditversicherung stellt für Unternehmen von jeder Größe eine solide Schutzmauer dar, um sich vor den finanziellen Folgen eines Forderungsausfalls zu schützen. Diese erstattet bei Nichtzahlung oder Insolvenz im versicherten Rahmen Ihre Forderungen aus Warenlieferungen, Werk- und Dienstleistungen. Sie möchten sich für die Zukunft sichere Zahlungsströme durch diese Versicherungsart sichern? Hier erfahren Sie mehr über die Warenkreditversicherung von Allianz Trade.

Auch bei unbezahlten Rechnungen haben Sie noch viele Möglichkeiten zu reagieren. Wichtig ist, dass Sie dieses Thema schnell und konsequent angehen, damit Sie sich kurzfristige Lösungen schaffen und langfristige Optimierungen erzielen.

Die „5 Goldenen Regeln bei unbezahlten Rechnungen“ im Überblick:

1. Freundlich nachfassen: Fehler passieren, auch auf Auftraggeber-Seite. Mit einem Telefonat, in dem Sie sensibel auf den Zahlungsverzug aufmerksam machen, ist meistens schon viel erreicht und der Kunde kann das Versäumnis schnell nachholen. Auch einer weiteren Zusammenarbeit steht dann nichts im Wege.
2. Lösungen anbieten: Befinden sich Ihre Vertragspartner tatsächlich in finanziellen Schwierigkeiten, versuchen Sie am besten, gemeinsam eine Lösung in Form von Ratenzahlungsvereinbarungen zu finden. Wichtig: Derlei Absprachen sollten schriftlich festgehalten werden!
3. Prozesse hinterfragen: Sind Ihre Rechnungen eindeutig formuliert und klar gekennzeichnet? Haben Sie ein transparentes und konsequentes Zahlungserinnerungssystem bei sich im Unternehmen implementiert, sodass Sie immer auf dem Laufenden bei unbezahlten Rechnungen sind? Diese Fragen sollten Sie sich unbedingt stellen.  
4. Konsequent mahnen: Ihre freundlichen Erinnerungen führten nicht zum Erfolg bzw. zur Zahlung der offenen Forderung? In diesem Fall ist es unerlässlich, ein rechtskonformes Mahnverfahren zu eröffnen oder auch ein Inkassounternehmen zu beauftragen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber. 
5. Juristische Unterstützung: Lassen Sie sich bei komplexeren Fällen oder größeren offenen Forderungen von einem Anwalt beraten, der Erfahrungen im Forderungsmanagement besitzt.