Unbezahlte Rechnungen: Was kann ich tun?

Unbezahlte Rechnungen sind ein Ärgernis, das wohl jeder Unternehmer oder Selbständige schon einmal erlebt hat. Aber wie kann ich unbezahlte Rechnungen einfordern – und wie kann ich mich vor ihnen schützen?

Sie haben Ihre Leistung erbracht – doch der Kunde bezahlt seine Rechnung nicht. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann finanziell unangenehme Folgen haben. Oft fehlen auch die Ressourcen, die offene Rechnung einzufordern. Was also tun?

Unbezahlte Rechnungen sind ein Ärgernis, das wohl jeder Unternehmer oder Selbständige schon einmal erlebt hat. Aber wie kann ich unbezahlte Rechnungen einfordern – und wie kann ich mich vor ihnen schützen?
Sie haben Ihre Leistung erbracht – doch der Kunde bezahlt seine Rechnung nicht. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann finanziell unangenehme Folgen haben. Oft fehlen auch die Ressourcen, die offene Rechnung einzufordern. Was also tun?

Unbezahlte Rechnungen zu vermeiden beginnt schon mit der Auswahl der richtigen Kunden – bzw. dem „Aussieben“ der schlechten. Finden Sie bereits im Vorfeld heraus, wie es um die Zahlungsfähigkeit (Bonität) Ihrer Kunden bestellt ist! Dabei können Ihnen externe Dienstleister helfen (z.B. Allianz Trade mit BoniCheck, einer umfassenden Bonitätsprüfung, mit fundierter Bewertung Ihres Kunden auf Basis einer 10-stufigen Skala). Ist der Kunde „flüssig“ oder steht er kurz vor der Pleite? Nach der Bonitätsprüfung wissen Sie mehr und können entsprechend handeln.

Auch falsch gestellte Rechnungen können zur Folge haben, dass eine Rechnung unbezahlt bleibt. Denn entspricht eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, ist der Kunde erst einmal nicht verpflichtet, sie zu bezahlen. Also: Unbedingt auf alle Pflichtangaben auf einer Rechnung achten! Und ein Zahlungsziel setzen. Hat der Rechnungsempfänger den letzten Tag der Zahlungsfrist verstreichen lassen, befindet er sich im Zahlungsverzug. Wurde keine Frist gesetzt und noch keine Mahnung verschickt, tritt bei Geschäftskunden 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der Zahlungsverzug ein.

Zahlt ein Kunde seine Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht, sollten Sie die Rechnung einfordern und ihm eine Mahnung schicken. Die Mahnung sollte folgende Punkte enthalten, um für den Schuldner eindeutig und zuordenbar zu sein: Die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der offenen Forderung, das Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist. Der Kunde zahlt seine offene Rechnung immer noch nicht? Dann haben Sie jetzt mehrere Möglichkeiten: weitere Mahnungen schreiben (bis zu drei sind üblich), ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ein seriöses Inkassounternehmen beauftragen, um offene Forderungen bei den Schuldnern einzutreiben – das entlastet Ihre eigene Buchhaltung und erzeugt oft mehr Druck, der dann zum Erfolg führen kann.

Am schnellsten und günstigsten ist das Mahnverfahren beim Amtsgericht, notfalls mit Hilfe eines Anwalts. Es kann allerdings ca. zwei Monate dauern, bis per Vollstreckungsbescheid ein Gerichtsvollzieher beauftragt werden kann. Eine Zahlungsklage, die dann sinnvoll ist, wenn ein Widerspruch des Schuldners gegen den Mahnungsbescheid zu erwarten ist, braucht in der Regel sogar sechs Monate oder mehr. Wichtig: Selbst, wenn bei Ihrem Schuldner auf den ersten Blick nichts zu holen zu sein scheint, kann sich eine Vollstreckung lohnen – Sie können z. B. seine möglichen Forderungen gegen Dritte oder künftige Steuererstattungen pfänden lassen.

Warenkreditversicherung abschließen
Vor unbezahlten Rechnungen können Sie sich auch noch anders schützen: Indem Sie eine Warenkreditversicherung abschließen. Sie springt ein, wenn ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann, weil er z.B. insolvent ist. Statt auf offenen Forderungen sitzenzubleiben, kann die Warenkreditversicherung Ihre Forderungsausfälle ersetzen, die bei Ihnen für gelieferte Güter und Dienstleistungen entstanden sind.