Was ist Forderungsmanagement?

Wir erklären, was Forderungsmanagement ist, und wie es helfen kann, sich vor Forderungsausfällen bzw. Zahlungsausfällen zu schützen. Wir erklären Ihnen, was Delkredere und Delkredererisiko bedeuten und welche Absicherungsmöglichkeiten für Unternehmen es gibt.

Jedes Jahr gewähren deutsche Unternehmen ihren Kunden Kredite von rund 400 Milliarden Euro – indem sie Waren liefern und Leistungen erbringen, die sie nicht sofort bezahlt bekommen.

Das ist gängige Praxis, kann aber schnell zum Problem werden, denn solche offenen Forderungen sind im wahrsten Sinne des Wortes Risikokapital. Und das bedroht die Liquidität: Größere Forderungsausfälle können auch an sich gesunde Unternehmen unverschuldet in die Insolvenz treiben. Hier erfahren Sie, was alles zu einem gut organisierten Forderungsmanagement gehört und wie Sie sich vor Forderungsausfällen schützen können.

Unter Forderungsmanagement versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, Zahlungsausfälle eines Unternehmens zu vermeiden, offene Forderungen zu verwalten und nachzuhalten und ein Unternehmen generell vor möglichen Zahlungsausfällen zu schützen. Der Begriff Forderungsmanagement wird oft mit dem Begriff Debitorenmanagement synonym verwendet.

Betreibt ein Unternehmen sein Forderungsmanagement selbst, ist dieses in der Regel im Rechnungswesen angesiedelt. Mit dem Forderungsmanagement kann aber auch ein externer Dienstleister beauftragt werden.

Das Forderungsmanagement kommt nicht erst bei einem Zahlungsverzug oder einem Zahlungsausfall zum Tragen, sondern weit vorher. Es umfasst alle Phasen einer Geschäftsbeziehung eines Unternehmens zu einem anderen, also von der Anbahnung bis zum Abschluss des Geschäfts.

Ein gutes Forderungsmanagement beginnt bereits, bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird: Eine Bonitätsprüfung des zukünftigen Geschäftspartners gibt Aufschluss über dessen Kreditwürdigkeit. Gerade bei großen Verträgen oder Aufträgen sollte die  Bonitätsprüfung eine Selbstverständlichkeit sein.

Wichtig ist auch die Vertragsgestaltung. Sind im Vertrag präzise Liefer- und Zahlungsbedingungen festgelegt? Eine Fälligkeitsklausel legt einen bestimmten Zahlungstermin oder ein genaues Zahlungsziel fest. In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen können bereits Themen wie Mahnkosten oder Inkassokosten festgehalten werden. Auch ein Eigentumsvorbehalt kann vertraglich vereinbart werden. In einigen Fällen kann es, je nach Branche, auch angebracht sein, sich ggf. Mängelgewährleistungs- bzw. Vertragserfüllungsbürgschaften  zu besorgen.

Eine Kreditversicherung  schließlich schützt das Unternehmen für den Fall, dass trotz aller Vorsichtsmaßnahmen ein Zahlungsausfall eintritt und der Geschäftspartner seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen will oder kann. In diesem Fall kann eine Kreditversicherung den Zahlungsausfall bis zur versicherten Höhe ersetzen.

Zu einem effektiven Forderungsmanagement gehört das Erstellen korrekter und prüffähiger Rechnungen, die den gültigen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dringend empfehlenswert sind Angaben zur Fälligkeit der Zahlung. Hat der Rechnungsempfänger den letzten Tag der Zahlungsfrist verstreichen lassen, gerät er auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug.

Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn der Kunde die Rechnung zum vereinbarten Zahlungstermin nicht beglichen hat bzw. die vereinbarte Rate nicht gezahlt hat. Wurde keine Frist vereinbart und noch keine Mahnung verschickt, tritt bei Geschäftskunden 30 Tage nach Erhalt der Rechnung automatisch der Zahlungsverzug ein.

Das Eintreiben überfälliger Zahlungen beginnt in der Regel mit einem Mahnschreiben. Dieses muss bestimmte Punkte enthalten wie die ursprüngliche Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der offenen Forderung, das Fälligkeitsdatum sowie eine neue Zahlungsfrist.

Zahlt der Kunde auch weiterhin nicht, sollte ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Zunächst wird ein gerichtlicher Mahnbescheid erlassen mit dem Ziel, eine Vollstreckung der Geldforderung ohne Klageerhebung zu erreichen. Zahlt der Kunde dennoch nicht, steht am Ende des gerichtlichen Mahnverfahrens der gerichtliche Vollstreckungsbescheid mit dem Vollstreckungstitel. Ein Vollstreckungstitel bedeutet aber noch lange nicht, dass der Unternehmer sein Geld auch zurückbekommt – vor allem dann nicht, wenn der Geschäftspartner insolvent und bei ihm nichts mehr zu holen ist.

Gerade für kleinere Unternehmen kann es sinnvoll sein, das Eintreiben von offenen Forderungen einem Unternehmen zu überlassen, das sich darauf spezialisiert hat. Ein Outsourcing spart oft Kosten und Zeit. Einen solchen Service bietet auch Euler Hermes über Euler Hermes Collections  an: Diese übernimmt das Mahnen und den Einzug, führt gegebenenfalls den Versicherungsfall herbei (wenn eine Kreditversicherung abgeschlossen wurde) und prüft den Entschädigungsanspruch.

Den besten Schutz für Unternehmen vor finanziellen Schäden durch Forderungsausfälle bietet in der Regel eine Kreditversicherung : Sie kann ausgefallene Forderungen bis zur versicherten Summe ersetzen. So schützen Unternehmen ihre Liquidität, sparen der Verwaltung Zeit und Geld und sorgen für einen abgesicherten Cashflow. Das Absichern gegen Forderungsausfälle erlaubt es Unternehmen auch, mutiger neue Märkte und Geschäftsbereiche zu erschließen. Euler Hermes bietet hierzu Lösungen für alle Unternehmensgrößen.